OtoServisim Kullanım Kılavuzu

OtoServisim, oto servis işletmenizi dijital ortamda yönetmenizi sağlayan kapsamlı bir yazılımdır. Araç kayıtlarından iş emirlerine, stok takibinden finansal raporlara kadar tüm süreçlerinizi tek platformda yönetebilirsiniz.

Giriş yaptığınızda karşınıza çıkan kontrol paneli, işletmenizin anlık durumunu özetler.

Özet Kartları

Yeni Araç Kaydı

1. Araçlar Menüsüne Gidin

   Sol menüden Araçlar bölümüne tıklayın ve sağ üstteki "Yeni Araç" butonuna basın.

2. Araç Bilgilerini Girin

   Plaka (zorunlu), Marka, Model, Model Yılı, Renk ve Kilometre bilgilerini doldurun.

3. Müşteri Bilgilerini Ekleyin

   Müşteri Adı ve Telefon numarasını girin. Bu bilgiler SMS ve WhatsApp bildirimleri için kullanılır.

4. Kaydet

   "Kaydet" butonuna tıklayarak aracı sisteme ekleyin.

Cari modülü ile müşterilere (size borçlu olan) ve tedarikçilere (sizin borçlu olduğunuz) ait hesapları aynı yapı altında yönetebilirsiniz. Aynı kayıt hem müşteri hem tedarikçi olarak işaretlenebilir.

Cari Tipleri

Cari Hareket Tipleri

Cari Detay Sayfası

Bir cariye tıkladığınızda şunları görürsünüz:

• Bakiye Banner'ı — Anlık net bakiye (alacaklı/borçlu)
• Hareket Geçmişi — Tüm alış, satış, ödeme, tahsilat kayıtları
• Bağlı Araçlar — Müşteriye ait kayıtlı araçlar
• İş Emirleri & Tahsilat — Müşterinin ödenmemiş iş emirleri ve tek tıkla ödeme butonu
• Özet Kartları — Toplam ciro, toplam ödenen, toplam kalan

Müşteri Bazlı İskonto

Cari kaydında İskonto Oranı (%) tanımlayabilirsiniz. Bu müşterinin aracı için iş emri açıldığında iskonto otomatik olarak uygulanır. İş emri kaydedildiğinde tarihsel snapshot alınır — sonradan değişen iskonto eski iş emirlerini etkilemez.

Yeni İş Emri Oluşturma

1. İş Emirleri Menüsüne Gidin

   İş Emirleri bölümünden "Yeni İş Emri" butonuna tıklayın.

2. Araç Seçin

   Plaka yazarak arama yapın veya listeden araç seçin. Araç kayıtlı değilse "Yeni Araç Ekle" linkine tıklayın.

3. Şikayetleri/Talepleri Yazın

   Müşterinin belirttiği arızaları veya istediği işlemleri detaylı şekilde not edin.

4. Teknisyen Atayın

   İşi yapacak teknisyeni seçin. Bu bilgi raporlarda kullanılır.

5. Malzeme ve İşçilik Ekleyin

   Kullanılan parçaları stoktan seçin veya manuel ekleyin. İşçilik ücretini girin.

İş Emri Durumları

Ödeme Durumları

Fotoğraf Yönetimi

İş emrine ait fotoğrafları sisteme yükleyerek araç durumunu görsel olarak belgeleyin.

İskonto Tanımlama

İş emri formundaki İskonto kartında oran (%) veya tutar (₺) yazabilirsiniz. İki alan birbiriyle senkron çalışır — birini değiştirdiğinizde diğeri otomatik hesaplanır.

• Müşteride iskonto oranı tanımlıysa, o müşterinin aracı için iş emri açılırken otomatik uygulanır.
• İskonto tutarı kaydedildiğinde sabitlenir; sonraki müşteri iskontosu değişiklikleri eski iş emirlerini etkilemez.

KDV Dahil Hesaplama

KDV Dahil anahtarı açıldığında, gösterilen tutarın KDV içerdiği kabul edilir (içsel KDV). KDV oranı, Ayarlar → Firma Bilgileri'ndeki Varsayılan KDV Oranı'ndan otomatik gelir.

Kısmi Ödeme Tarihçesi

Bir iş emrinin tahsilatı tek seferde yapılmak zorunda değil. Yeni Ödeme butonu ile birden fazla ödeme kaydı eklenebilir.

1. İş emri detayında "Ödeme Tarihçesi" kartına gelin

   Yetkiliyseniz ve kalan tutar 0'dan büyükse "Yeni Ödeme" butonunu görürsünüz.

2. Tutarı girin (veya "Tümü" butonuyla kalan tutarı atayın)

   Tutar, kalan tutardan büyük olamaz.

3. Ödeme yöntemini seçin

   Nakit / Havale / Kredi Kartı / POS. Yöntem değişince ona uygun hesap listesi gelir.

4. Hesap (Kasa veya Banka) seçin

   Kayıt tamamlandığında kasa/banka hesabına otomatik "İş Emri Tahsilat" kategorili gelir hareketi düşer.

Ekspertiz modülü ile araçların detaylı muayene ve kontrol raporlarını oluşturabilirsiniz. Raporlar müşterilerle QR kod veya link ile paylaşılabilir.

Yeni Ekspertiz Raporu

1. Ekspertiz Menüsüne Gidin

   Ekspertiz bölümünden "Yeni Ekspertiz" butonuna tıklayın.

2. Araç Seçin

   Plaka ile arama yaparak ekspertiz yapılacak aracı seçin.

3. Kontrol Noktalarını Değerlendirin

   Aracın her bölümünü (motor, şasi, boya, iç mekan vb.) kontrol edin ve durumunu kaydedin.

4. Fotoğraf Ekleyin

   Tespit edilen durumların fotoğraflarını yükleyin. Sistem otomatik olarak WebP formatına optimize eder.

5. Kaydet ve Paylaş

   Raporu kaydedin. QR kod veya link ile müşterinizle paylaşabilirsiniz.

Hasar modülü ile trafik kazası, park hasarı, doğal afet gibi durumlardaki sigorta süreçlerini baştan sona takip edebilirsiniz.

Yeni Hasar Kaydı

1. Hasar Menüsüne Gidin

   Hasar → Yeni Hasar bölümünden yeni kayıt oluşturun.

2. Araç ve Hasar Tipini Seçin

   Aracı seçin, hasar tipini belirleyin: Trafik Kazası, Park Hasarı, Doğal Afet, Hırsızlık, Vandalizm, Cam Kırığı veya Diğer.

3. Hasar Şiddetini Belirleyin

   Hasarın boyutunu seçin: Hafif, Orta, Ağır veya Pert (Tam Hasar).

4. Belgeleri Yükleyin

   Kaza tutanağı, eksper raporu, fotoğraflar gibi belgeleri ekleyin.

Hasar Dosyası Durumları

Yeni Stok Kartı Oluşturma

1. Stok Menüsüne Gidin

   Stok → Stok Kartları bölümünden "Yeni Stok Kartı" butonuna tıklayın.

2. Temel Bilgileri Girin

   Parça Kodu (benzersiz), Parça Adı, Kategori ve Birim seçin.

3. Fiyatları Belirleyin

   Alış Fiyatı girin, Satış Fiyatı otomatik hesaplanır (değiştirebilirsiniz).

4. Stok Miktarını Girin

   Mevcut stok miktarı ve Minimum Stok seviyesini belirleyin.

Stok Girişi

Yeni mal aldığınızda stok girişi yaparak miktarı artırın:

Kalem Tipleri

Stok Fotoğrafları

Parça ve malzemelerinizin fotoğraflarını ekleyerek görsel stok takibi yapın.

Yeni Lastik Kaydı

1. Lastik Menüsüne Gidin

   Lastik bölümünden "Yeni Lastik" butonuna tıklayın.

2. Araç Seçin

   Plaka veya müşteri adı yazarak arama yapın. Araç seçildiğinde müşteri bilgileri otomatik gelir.

3. Lastik Bilgilerini Girin

   Marka (Michelin, Bridgestone, Continental vb.), Ebat (örn: 205/55R16), Mevsim Tipi ve isteğe bağlı olarak Diş Derinliği, DOT No ve Pozisyon bilgilerini girin.

4. Durumu Belirleyin

   Lastiğin mevcut durumunu seçin. "Depoda" seçerseniz raf numarası, depo konumu ve depolama ücreti alanları görünür.

Lastik Durumları

Mevsim Tipleri

Depoya Alma İşlemi

Müşterinin aracından çıkarılan lastikleri deponuza alarak saklayın:

1. Lastik Listesinden "Depoya Al" Butonuna Tıklayın

   Sadece Araçta durumundaki lastikler için bu buton görünür. Detay sayfasından da bu işlemi yapabilirsiniz.

2. Depo Bilgilerini Girin

   Raf No (örn: A-01), Depo Konumu (örn: Bodrum Kat) ve Sezonluk Depolama Ücreti bilgilerini doldurun.

3. Kaydedin

   Lastik durumu Depoda olarak güncellenir ve işlem geçmişine kaydedilir.

Teslim Etme İşlemi

Depodaki lastikleri müşteriye teslim edin:

1. "Teslim Et" Butonuna Tıklayın

   Sadece Depoda durumundaki lastikler için bu buton görünür.

2. Teslim Tarihini Onaylayın

   Varsayılan olarak bugünün tarihi gelir, gerekirse değiştirin ve onaylayın.

Depo Görünümü

Lastik Pozisyonları

Diş Derinliği Göstergeleri

Yeni Fatura Oluşturma

1. Faturalar Menüsüne Gidin

   Faturalar → Satış Faturaları bölümünden "Yeni Fatura" butonuna tıklayın.

2. Müşteri Bilgilerini Girin

   Müşteri Adı, Adres, Vergi Dairesi ve Vergi No bilgilerini doldurun.

3. Fatura Kalemlerini Ekleyin

   Stoktan parça seçin veya manuel kalem ekleyin. Her kalem için miktar, birim fiyat ve KDV oranını belirleyin.

4. Kaydet ve Yazdır

   Faturayı kaydedin, ardından yazdırabilir veya PDF olarak indirebilirsiniz.

Randevu Oluşturma

1. Randevular Menüsüne Gidin

   Randevular bölümünden "Yeni Randevu" butonuna tıklayın.

2. Araç ve Tarih Seçin

   Randevu alacak aracı seçin, tarih ve saat belirleyin.

3. Yapılacak İşi Not Edin

   Planlanan işlemi kısaca açıklayın (örn: "Periyodik bakım", "Fren kontrolü").

Randevu Durumları

Kasa modülü ile günlük gelir ve giderlerinizi kayıt altına alabilir, banka hesaplarınızı yönetebilir ve finansal durumunuzu takip edebilirsiniz.

Hesap Tipleri

Gelir/Gider Kategorileri

Virman (Hesaplar Arası Transfer)

OtoServisim detaylı bir yetki sistemi sunar. Her kullanıcıya modül bazlı erişim yetkileri atanabilir.

Kullanıcı Rolleri

Yetki Grupları

OtoServisim'a iki şekilde mobil erişebilirsiniz: (1) Web sitesini PWA olarak telefona kurarak, veya (2) iOS ve Android için geliştirilmiş yerel uygulamaları (native) yükleyerek.

Yerel Mobil Uygulamalar YENİ

Yerel Uygulama Özellikleri

Web (PWA) Erişim

Yerel uygulama yerine, web sitesini PWA olarak telefonunuza kurabilirsiniz:

Sol menüdeki Haberler bölümünden sistem yöneticisi tarafından paylaşılan haberleri, güncellemeleri ve duyuruları görebilirsiniz.

Hızlı İpuçları